Politique relative au respect de la vie privée

1. Introduction

Chez Propriétés de Choix (collectivement, « Propriétés de Choix », « nous » ou « nos »), nous respectons votre vie privée et nous efforçons de protéger vos renseignements personnels.

Dans la présente politique, nous décrivons la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et gérons les renseignements personnels des personnes ayant un lien avec notre entreprise, notamment les locataires, les entrepreneurs, les employés et les visiteurs du site Web. Nous nous efforçons en permanence de protéger la confidentialité des renseignements personnels, en nous appuyant sur les lois applicables et le consentement de la personne vis-à-vis de leur collecte, de leur utilisation ou de leur divulgation.

2. Définitions

Renseignements personnels (RP) – tout type de renseignement au sujet d’une personne identifiable. Cela comprend tout ce qui identifie ou pourrait être raisonnablement associé à une personne : ses antécédents, sa situation financière ou sa condition sociale. L’adresse résidentielle, l’adresse courriel personnelle et le numéro de téléphone personnel sont tous considérés comme des RP.

Renseignements non personnels – renseignements qui ne peuvent être utilisés seuls pour retracer ou identifier une personne (p. ex., adresse IP, identifiant de l’appareil et témoins). La présente politique ne s’applique pas aux renseignements non personnels. Toutefois, lorsque nous recueillons des renseignements non personnels et les associons à une personne identifiable, ces renseignements deviennent des renseignements personnels et sont assujettis à la présente politique.

3. Vue d’ensemble

Nous sommes responsables des renseignements personnels sous notre contrôle
Nous déterminons les fins légitimes pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des RP au moment de la collecte.
Nous obtenons un consentement valide et éclairé avant ou pendant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos RP. Nous obtiendrons un consentement supplémentaire avant d’utiliser vos RP à de nouvelles fins.
Nous recueillons la quantité minimale de RP requise aux fins énoncées, et nous recueillons ces renseignements de façon légale.
Nous limitons l’utilisation, la divulgation et de la conservation de vos RP à ce qui est raisonnablement requis aux fins énoncées au moment de la collecte. Nous exigeons que les tiers se conforment à nos exigences en matière de confidentialité.
Nous nous engageons à nous assurer que les RP que nous stockons sont exacts, complets et à jour.
Nous suivons des protocoles de sécurité de l’information• pour empêcher les accès non autorisés aux RP de même que les mauvaises utilisations, les divulgations et les modifications des RP.
Nous faisons preuve de transparence au sujet de nos politiques et procédures en matière de confidentialité.
Vous avez le droit d’accéder aux RP à votre sujet que Propriétés de Choix détient.
Communiquez avec le responsable de la protection de la vie privée de Propriétés de Choix (privacy@choicereit.ca) pour toute demande d’accès ou de correction ou pour toute question ou plainte relative à la confidentialité.

4. Principes d’équité en matière d’information

La présente politique est fondée sur les dix principes d’équité en matière d’information, qui constituent le fondement des lois canadiennes en matière de protection de la vie privée. La section suivante définit chaque principe l’un après l’autre et décrit l’engagement de Propriétés de Choix à respecter ses obligations concernant les RP que nous traitons et stockons.

Principe 1 – Responsabilité

Propriétés de Choix est responsable des renseignements personnels sous son contrôle, y compris les renseignements personnels divulgués à des tiers aux fins de traitement ou d’administration.

Propriétés de Choix a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, en plus de la haute direction, en vue d’assurer le bon respect de la présente politique et de la législation en matière de vie privée par Propriétés de Choix.
Propriétés de Choix utilise des moyens contractuels ou autres (notamment l’examen des pratiques des tiers relativement aux RP) afin de protéger les renseignements personnels lors de leur traitement par un tiers autorisé.
Propriétés de Choix a mis en place des lignes directrices et des pratiques internes pour la mise en application de la présente politique, notamment ::
- L’élaboration de procédures sur la sécurité de l’information pour protéger les renseignements personnels;
- L’élaboration d’un plan d’intervention en cas de violation soupçonnée de la confidentialité
- L’élaboration de procédures pour recevoir les demandes d’accès et de correction, les plaintes et les demandes de renseignements, et y répondre.

Principe 2 – Révélation des intentions

Propriétés de Choix recueille des renseignements personnels afin de mener et d’administrer nos activités d’entreprise.

Nous indiquons clairement la raison de la collecte des renseignements personnels au moment de la collecte ou avant celle-ci.
Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins précisées au moment de la collecte ou avant celle-ci, ou à des fins raisonnables selon les circonstances, comme lors de nos échanges avec vous ou concernant la gestion de notre entreprise.

Principe 3 – Consentement

Propriétés de Choix fait des efforts raisonnables pour s’assurer que vous comprenez la façon dont vos renseignements personnels seront utilisés.

Propriétés de Choix ne recueillera pas, n’utilisera pas et ne divulguera pas vos renseignements personnels sans que vous en ayez connaissance ou sans votre consentement, sauf dans certaines circonstances limitées autorisées par la loi.
Nous obtiendrons le consentement pour l’utilisation ou la divulgation des RP au moment de la collecte de ces renseignements ou avant celle-ci.
Si nous voulons utiliser les renseignements à des fins qui n’étaient pas indiquées au moment de la collecte initiale des données, nous vous demanderons un consentement supplémentaire.
Comme condition à ce qu’elle fournisse un service, Propriétés de Choix ne demande pas à une personne de consentir à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels au-delà de ce qui est requis aux fins précisées.
Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est donné verbalement ou par écrit. Le consentement est implicite lorsqu’il peut être raisonnablement compris par l’action ou l’inaction de la personne. Le consentement peut être donné par l’entremise d’un représentant nommé légalement ou par un tuteur légal.
Sous réserve des limitations légales ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment moyennant un préavis suffisant à Propriétés de Choix. Il se peut que du fait du retrait du consentement, Propriétés de Choix ne soit plus en mesure de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services ou avantages; dans ce cas, vous serez avisé des implications du retrait de votre consentement.

Principe 4 – Limitation de la collecte

Nous ne recueillons pas de renseignements personnels sans distinction.

Nous limitons la quantité et le type de renseignements personnels recueillis à ce qui est requis aux fins déterminées. En tout temps, nous recueillons les RP uniquement par des moyens équitables et légaux.
Dans certains cas, Propriétés de Choix peut, avec votre consentement, recueillir et utiliser des renseignements à votre sujet par l’entremise d’un tiers, par exemple pour une vérification de solvabilité.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Nous utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de mener et d’administrer nos activités aux fins définies et acceptées au moment de la collecte.

Nous limitons l’utilisation et la divulgation de ces RP aux fins énoncées au moment de la cueillette, sauf si vous y consentez (p. ex. à des fins de marketing ou d’analyse), ou lorsque l’utilisation ou la divulgation est autorisée ou exigée par la loi.
Nous conservons seulement vos RP pendant la durée raisonnablement requise à des fins légitimes d’activités commerciales, d’emploi et d’administration, ou selon ce qui est autrement autorisé ou exigé par la loi.
Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, nous éliminons ou détruisons les RP d’une manière sûre et sécuritaire.

Propriétés de Choix peut partager des renseignements personnels au sein de son groupe de compagnies, ainsi qu’avec des tiers, à des fins liées à l’emploi et à l’administration, y compris leur stockage et leur traitement.

Lorsque des RP sont divulgués à des tiers, nous exigeons que ces tiers accèdent à ces RP et les utilisent uniquement dans la mesure requise à la prestation de leurs services. Ils doivent également se conformer à nos exigences en matière de protection de la vie privée (p. ex. avis d’atteinte à la vie privée, conservation et destruction sécuritaire des renseignements).
Généralement, mais pas nécessairement, Propriétés de Choix conservera, consultera et utilisera les renseignements personnels au Canada. Sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire de conserver les renseignements personnels au Canada, les RP peuvent également être stockés, consultés, traités ou communiqués dans tous les pays où se trouvent les fournisseurs de services de Propriétés de Choix et dans tous les pays où Propriétés de Choix fournit des services. Dans l’éventualité où les renseignements personnels seraient conservés ou traités à l’extérieur du Canada, ils seraient assujettis aux lois du territoire de compétence où ils se trouvent.
Vente ou transfert d’entreprise. De temps à autre, Propriétés de Choix peut communiquer ou divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une transaction d’entreprise. Si vos renseignements personnels sont requis dans le cadre de telles opérations, nous exigeons que les parties intéressées, notamment les sociétés affiliées, les conseillers ou les autres prestataires de services, s’engagent à protéger vos renseignements personnels au moyen de politiques comportant des normes équivalant à celles énoncées dans la présente politique, pendant et après l’exécution de l’opération. Propriétés de Choix ne vend pas, n’échange pas et ne divulgue pas de renseignements personnels à des tiers pour obtenir des avantages financiers ou autres.

Principe 6 – Exactitude

Propriétés de Choix s’assure que les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les objectifs pour lesquels ils seront utilisés.

Nous mettons à jour les renseignements personnels dès qu’ils sont disponibles.
Vous êtes responsable de fournir des renseignements exacts, complets et à jour à votre sujet.

Principe 7 – Mesures de protection

Nous protégeons les renseignements personnels de leur collecte jusqu’à leur destruction au moyen de mesures de protection appropriées selon la nature délicate des renseignements impliqués.

Les mesures de protection utilisées par Propriétés de Choix comprennent, notamment :
- Des mesures de protection administratives, notamment des politiques, des procédures, de la formation, des ententes de confidentialité et de non-divulgation et des évaluations des risques;
- Des mesures de protection physiques, notamment un accès restreint aux bureaux et des bureaux et armoires verrouillables;
- Des mesures de protection techniques, notamment des contrôles d’accès fondés sur les rôles et fondés sur le « besoin de savoir », le cryptage ou des données, des mots de passe, un processus d’authentification multifacteur, l’enregistrement et la surveillance.
Lorsque Propriétés de Choix a recours à des services de tiers pour le stockage des RP, nous passons en revue les mesures de protection de la sécurité et de la confidentialité qu’ils emploient, et nous confirmons que ces mesures de protection sont conformes à nos normes..
Propriétés de Choix s’assurera que ses employés qui traitent des renseignements personnels ou qui y ont accès reçoivent une formation appropriée sur la sécurité et la confidentialité des renseignements. Les employés sont tenus de respecter la présente politique..

Principe 8 – Transparence

Propriétés de Choix fait preuve de transparence au sujet de ses politiques et pratiques en matière de confidentialité.

Les renseignements sur nos politiques et nos pratiques en matière de gestion des renseignements personnels sont facilement accessibles.

Principe 9 – Accès individuel

Vous avez le droit de demander l’accès aux RP que nous détenons à votre sujet. Vous avez également le droit de demander la correction de ces renseignements si vous croyez qu’il y a une erreur ou une omission, avec certaines exceptions.

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée de Propriétés de Choix par la poste au 22 St. Clair Avenue East, Suite 700, Toronto (Ontario) M4T 2S5, par téléphone au 1-888-663-6063 ou par courriel à privacy@choicereit.ca.
Propriétés de Choix demandera aux demandes de renseignements dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande.
L’accès n’est pas automatique et peut être refusé si la loi l’autorise ou l’exige. Après considération de la façon dont l’information sera utilisée, de la nature de l’information et de la fréquence de ces demandes, il se peut que nous ne répondions pas à des demandes déraisonnables. De plus, nous nous réservons le droit de ne pas modifier les RP qui, selon nous, sont déjà exacts.

Principe 10 – Contestation de la conformité

Vous avez le droit de soumettre une demande de renseignements ou une plainte relative à nos pratiques de protection de la vie privée.

Si vous êtes préoccupé par la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Propriétés de Choix.
Vous pouvez également soumettre une plainte relative à la protection de la vie privée en lien avec nos pratiques de gestion des renseignements directement auprès du commissaire à la protection de la vie privée de votre province si vous résidez en Alberta, en Colombie-Britannique ou au Québec, ou encore au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au 30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3, 1-800-282-1376. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :https://www.priv.gc.ca/
Nous enquêterons sur toute plainte relative à la protection des RP que nous recevrons et, s’il est jugé justifié de le faire, nous prendrons les mesures appropriées pour corriger nos pratiques de traitement des RP, y compris, si nécessaire, modifier nos politiques et procédures.

5. Communiquez avec nous

Veuillez soumettre toute demande d’accès ou de correction, plainte ou demande d’information au responsable de la protection de la vie privée de Propriétés de Choix par la poste au 22 St. Clair Avenue East, Suite 700, Toronto (Ontario) M4T 2S5, par téléphone au 1-888-663-6063 ou par courriel à privacy@choicereit.ca.

6. Interprétation

L’interprétation de la présente procédure relève du responsable de la protection de la vie privée.

7. Révision

La présente politique sera examinée chaque année par le responsable de la protection de la vie privée, ou lors de modifications des lois et réglementations.